Amit indulás előtt érdemes tudni

Egyre gyakoribb, hogy a tehetősebb cégek úgynevezett incentív, ösztönző utazással ajándékozzák meg munkatársaikat és üzleti partnereiket. Az utazási irodák számtalan különleges élményt kínáló utazást ajánlanak belföldön és külföldön egyaránt. A választás, akár csak a saját költségükön utazók számára, nem könnyű. A megfelelő, aktív pihenéshez az úticél kiválasztásán túl szükség lehet néhány hasznos tudnivalóra is.

Az indulást megelőzően gondos tervezés szükséges, elkerülendő, hogy az örömbe üröm vegyüljön. 2004. május 1-je óta az Európai Unió országaiba nem kell útlevél, személyi igazolvánnyal vagy akár jogosítványunk felmutatásával is átléphetjük a határt, a szakemberek azonban azt ajánlják, hogy egyelőre ezen országokba is vigyük magunkkal az útlevelünket. Ez az óvintézkedés azért hasznos, mert uniós tagságunk még nagyon friss, az illetékes hatóságok nem mindenütt készültek fel arra, hogy mi is rendelkezünk az európai jogokkal, és esetleg nézeteltérésünk támadhat a határon. A világ más pontjaira természetesen továbbra is útlevél szükséges, amelynek érvényességét feltétlenül ellenőrizzük! Egyes országokban (például az Amerikai Egyesült Államokban) előírják, hogy a látogatók paszportjának a belépéstől számított minimum három hónapig érvényesnek kell lennie. Ennek hiányában visszafordíthatnak bennünket a repülőtérről, határról. További fontos teendő utánajárni, hogy mely országokba szükséges vízum. Erről a nagykövetségeken kaphatunk tájékoztatást, de akár meg is takaríthatjuk magunknak ezt a fáradságot, mert sok utazási iroda szolgáltatásai között szerepel a vízumügyintézés is. Emellett a különböző egészségügyi, poggyász- és balesetbiztosítások, jogvédelmi és utazási segítségnyújtási biztosítások is megköthetők a szervezőirodákban.

Utazási szerződés

Az utóbbi időkben előfordult botrányok okán érdemes alaposan tájékozódni az utazási irodákról is. Bár a törvény pontosan meghatározza az utazási vállalkozó kötelezettségeit, nem árt tudnunk, mire kell figyelni a szerződés megkötésekor. Ha a szerződés, vagy az útról kapott tájékoztatás nem a jogszabályban előírtakat tartalmazza, illetve ha az iroda nem köt szerződést, ne vegyük igénybe a szolgáltatásait, mert később sok kellemetlenség érhet minket. Az utazási szerződést mindig írásban kell megkötni, s abban (továbbá a tájékoztatóban) nem szerepelhetnek az utast félrevezető feltételek. A dokumentumban fel kell tüntetni a szolgáltató nevét, adó- és nyilvántartásba vételi számát, székhelyét, telefon-, illetve faxszámát, e-mailcímét; az úti célt, az útvonalat, az indulás és az érkezés pontos helyét, idejét, a legfontosabb tartózkodási helyeket; a szálláshely típusát (főbb jellemzőivel együtt), a helyét, a komfortfokozatát; a díj forintban meghatározott összegét, és azt, hogy milyen szolgáltatásokra nyújt fedezetet; a személyszállítás eszközét, az utasosztályokat és az elfoglalható helyeket (hajókabin, hálófülke a vonaton); az étkezésekre vonatkozó tájékoztatást; azokat a szolgáltatásokat, amelyeket a szervező a díj ellenében nyújt; a fakultatív programokon való részvétel feltételeit; azt a legalacsonyabb létszámot, amely feltétele az utazás elindításának, és azt a határidőt, ameddig az iroda köteles az utast értesíteni az út elmaradásáról; az igénybe vehető biztosításokat; a célországban jellemző éghajlatra, életmódra, étkezési és közlekedési szokásokra, utazási szempontból jelentős szabályokra vonatkozó ismertetést. A szerződésnek a fentieken túl tartalmaznia kell az utas nevét és lakcímét; az utas által megrendelt szolgáltatásokat; a külön felszámított díjakat (üdülőhelyi adó, horgonyzási díj); azt a határidőt, ameddig az utas költségtérítés nélkül elállhat a szerződéstől; annak a biztosítónak vagy pénzintézetnek a nevét, amellyel az utazási vállalkozó felelősségbiztosítási kontraktust kötött. Az utasszerződésnek arra is ki kell terjednie, hogy a díj magában foglalja-e a baleset-, betegség- és poggyászbiztosítás összegét.

Az utazási szerződésben rögzített díjak kizárólag a közlekedési költségek, a helyi adók, illetékek növekedése, illetve a devizaárfolyam-változások esetén emelhetők, csakis az áremelkedéssel arányos mértékben. (Az indulást megelőző húsz napon belül semmilyen okból sem emelhetőek az árak.) Az utazási szerződés megkötésekor legfeljebb 40 százalék előleget kérhet a szolgáltató. A szervezőiroda köteles gondoskodni arról, hogy a társasutazáson részt vevő csoportokat a célország nyelvén vagy az ott általánosan használt világnyelven beszélő, idegenvezetésre jogosult személy kísérje. Ha a szolgáltató nem teljesíti a szerződésben foglaltakat, vissza kell fizetnie ügyfele számára a díj arányos részét. Az üzleti utak több mint 80 százaléka Nyugat-Európába és az Amerikai Egyesült Államokba irányul, majd Latin-Amerika és Afrika következik a népszeruségi sorban. A hivatalos utakkal kapcsolatban nem a terrorizmustól vagy a járványoktól való félelem a visszatartó erő, hanem a világgazdasági regresszió, amely a nemzetközi cégekhez sok szállal kötődő magyar piacon is érzékelhető. A nagyobb üzleti utaztatók (például az American Express Hungary Kft.) a szokásos szolgáltatásokon kívül abban is segítik üzleti partnereiket, hogy tanácsokat adnak, hogyan csökkenthetnék költségeiket. A vállalati ügyfélkártya és az üzleti folyószámla együttes alkalmazása 25-30 százalékos megtakarítást eredményezhet a cégeknek. A Malév több mint 600 chartergépet indít, a legtöbbet Korfura, Antalyára, Krétára, Rodoszra és Malagára. A hazai piacon is megjelentek a fapados légitársaságok, amelyek járataival a busz- és vonatjegyek, illetve a személygépkocsival történő közlekedés benzinköltségének áránál olcsóbban juthatunk el egyes célpontokba. Bár ezek a légi szolgáltatók korántsem nyújtanak az utasoknak olyan komfortot, mint a nemzeti légitársaságok, olcsóságuk mellett azért is érdemes mellettük dönteni, mert sok esetben mégis a lehető legkényelmesebb utazási módot biztosítják. A horvát tengerpartra például, ahol nincs autópálya-hálózat és az utak túlzsúfoltak, célszeru inkább a felhők fölött eljutni. A légi utaztatók szombati ott-tartózkodás esetén jelentős kedvezményt adnak, így azok, akiknek csupán egy hétvégi kiruccanásra támad kedvük, különösen jól járnak.